Cuando vendes entre particulares, no basta con “tener los papeles”. La diferencia está en cómo los usas. Con este artículo convertirás cinco documentos habituales en un dossier de confianza que despeja dudas desde la primera visita y te da fuerza en la negociación.
IBI del año (y el anterior) + referencia catastral
Qué es y para qué te sirve. El IBI es el impuesto municipal anual; la referencia catastral identifica tu vivienda en Hacienda. Llévalos claros porque afectan a cálculos, prorrateos y a la identificación exacta del inmueble en notaría.
Cómo prepararlo. Descarga el IBI del año en curso (y, si puedes, el anterior) del portal de tu ayuntamiento. Comprueba que la referencia catastral coincide con la de la Sede del Catastro.
Punto clave al redactar arras. Deja por escrito el prorrateo del IBI. Si no se pacta nada, quien figure como propietario a 1 de enero aparece como obligado del recibo anual y pueden surgir reclamaciones después. Una línea en las arras evita discusiones y te protege.
Ejemplo práctico. “El IBI del año 2025 se prorrateará a la fecha de firma, abonando cada parte la parte proporcional.” Sencillo y blindado.
Recibos de comunidad al día y certificado de deudas (“deuda cero”)
Qué es y para qué te sirve. Demuestran que no dejas deudas a la comunidad. Recuerda que el inmueble responde por el año en curso y los tres anteriores.
Cómo prepararlo. Solicita al administrador el certificado de deudas (con visto bueno del presidente) y reúne los últimos recibos. Pide también el acta de la última junta.
Anticípate a la pregunta incómoda. Si hay derramas aprobadas (aunque aún no se cobren) o previstas para obras, decláralo. Mostrar el acta desde el principio transmite seriedad y evita la típica renegociación de última hora.
Cómo dejarlo atado. En arras, concreta si el vendedor asume la derrama aprobada o si se prorratea. Con importes y fechas, no hay dudas.
Catastro comprobado (que los datos coincidan con la realidad)
Qué es y para qué te sirve. El Catastro recoge uso, superficies, anejos y localización. Si Catastro, Registro y realidad no coinciden, afloran objeciones… y algo más importante: los bancos pueden paralizar la hipoteca del comprador.
Cómo prepararlo. Descarga la ficha catastral por referencia o dirección y compárala con tu escritura y con la vivienda real. Si hay errores, inicia subsanación (rectificación de superficie, alta de anejos, cambio de uso o corrección de la dirección) con planos/títulos que lo acrediten.
Por qué hacerlo antes de publicar. Evitas conversaciones a la defensiva en visitas y, sobre todo, impides que el comprador pierda financiación por incoherencias documentales. Una subsanación a tiempo te ahorra meses.
Ejemplo breve. Si el trastero no aparece vinculado, aporta el título y solicita su alta/vinculación; si la superficie útil real difiere, apóyate en plano y certificación técnica.
Cédula de habitabilidad (si tu comunidad autónoma la exige)
Qué es y para qué te sirve. Acredita que la vivienda cumple condiciones mínimas de habitabilidad. En comunidades como Cataluña es obligatoria para vender o alquilar.
Cómo prepararla. Comprueba si tu cédula está vigente. Si no, encarga a un técnico (arquitecto/aparejador) el certificado de habitabilidad y tramita la solicitud online con la tasa correspondiente.
Urgencia real en Cataluña. La cédula se pide en notaría y el comprador la necesitará para dar de alta o cambiar suministros. Su renovación puede tardar varias semanas: si está caducada, inicia el trámite antes incluso de hacer las fotos del anuncio. Evitas bloqueos al final.
Cómo usarla en la venta. Incluye en tu dosier la cédula vigente. Quita miedos y acorta tiempos.
ITE / Certificación del edificio (si por antigüedad corresponde)
Qué es y para qué te sirve. La ITE/IEE evalúa el estado del edificio y en muchas ciudades es obligatoria a determinada antigüedad. Una ITE desfavorable puede implicar obras y derrama.
Cómo prepararla. Pide al administrador el informe/certificado, las actas y, si existen, presupuestos de las obras. Comprueba en el registro municipal/autonómico (si existe) la fecha y el resultado de la última inspección.
Convierte la debilidad en fortaleza. Si la ITE es desfavorable, no lo escondas. Llega a las visitas con el coste estimado y explica que ya lo has considerado en el precio. Esto desactiva intentos de grandes rebajas y muestra control de la situación.
Cómo dejarlo claro en arras. Indica quién asume la derrama (vendedor, comprador o prorrateo) y cuándo. Sin ambigüedades.
IBI del año (y el anterior) + referencia catastral
Dónde se solicita
- IBI: en la sede electrónica de tu Ayuntamiento (cada municipio tiene la suya).
- Ejemplos útiles:
- Madrid: Portal del Contribuyente – IBI y Sede electrónica – trámites IBI. agenciatributaria.madrid.es+1
- Barcelona: IMH Barcelona – IBI o búsqueda en la Oficina Virtual. ajuntament.barcelona.cat+1
- Ejemplos útiles:
- Referencia catastral: en la Sede Electrónica del Catastro. Consulta por dirección o desde “Mis inmuebles” (con Cl@ve o certificado).
- Sede: sedecatastro.gob.es → “Buscador de inmuebles”. sedecatastro.gob.es
- Acceso autenticado: Mis inmuebles (Catastro). sedecatastro.gob.es
- Qué es la referencia catastral: ficha oficial del Catastro aquí. catastro.hacienda.gob.es
Alternativa presencial: ventanilla tributaria del Ayuntamiento (duplicados del IBI) y Puntos de Información Catastral (consulta/impresos de catastro). catastro.hacienda.gob.es
Recibos de comunidad al día y certificado de deudas (“deuda cero”)
Dónde se solicita
- Directamente al administrador de fincas o secretario de la comunidad (con visto bueno del presidente).
- Pide además el acta de la última junta para dejar constancia de derramas aprobadas o previstas.
Consejo operativo: envía un correo tipo “Solicito certificado de deudas y acta de la última junta para compraventa de la vivienda X; ruego indiquen si existen derramas aprobadas (importe y calendario).”
(Este documento no se tramita en una web pública: depende de tu comunidad de propietarios.)
Catastro comprobado (que los datos coincidan con la realidad)
Dónde se solicita / comprueba
- Consulta pública: Sede Electrónica del Catastro → “Buscador de inmuebles”. sedecatastro.gob.es
- Consulta autenticada y certificados (m², usos, anejos): Mis inmuebles (Catastro) con Cl@ve o certificado digital. sedecatastro.gob.es
Cómo rectificar
- Inicia una subsanación/alteración catastral desde “Trámites ante Catastro” en la sede (rectificación de superficies, alta/vinculación de anejos, cambio de uso, corrección de domicilio). Adjunta planos o certificados técnicos cuando proceda. sedecatastro.gob.es
Cédula de habitabilidad (si tu CCAA la exige; p. ej., Cataluña)
Dónde se solicita en Cataluña (online)
- Información oficial y consulta de cédulas: Agència de l’Habitatge de Catalunya – Cèdules d’habitabilitat. Habitatge
- Trámite habitual (segona ocupació): Tràmits Gencat – Cèdula d’habitabilitat. gencat.cat
Cómo hacerlo
- Encarga a un tècnic (arquitecte/aparellador) el certificat d’habitabilitat y presenta la solicitud telemática con la tasa. En algunas localidades también hay ventanilla municipal para soporte (p. ej., oficinas locales de vivienda). Habitatge
(En otras CCAA, la cédula o licencia de ocupación se tramita en el portal autonómico de vivienda; el flujo es similar.)
ITE / IEE del edificio (si corresponde por antigüedad)
Dónde se consulta/gestiona
- Madrid: portal oficial de Urbanismo – Inspección Técnica de Edificios y Registro de Edificios.
- Info y trámites: ITE/IEE – Madrid
- Consulta del Registro por dirección/expediente: Consulta Registro de Edificios. Ayuntamiento de Madrid+1
- Cataluña: información y preguntas frecuentes de la ITE (competencia autonómica, gestión frecuente vía ayuntamientos/administradores):
- Barcelona: tramitación y comunicaciones ITE en la Oficina Virtual de Tràmits (según el caso específico).
- Ejemplo de trámite relacionado: Comunicació ITE – Ajuntament de Barcelona. seuelectronica.ajuntament.barcelona.cat
Cómo obtener documentación
- Pide al administrador: informe/certificado ITE/IEE, actas de junta y, si hay obras, presupuestos y calendario. Con esto podrás dejar por escrito en arras quién asume la derrama y cuándo.
Nota rápida para moverte más rápido
- Si tu municipio no es Madrid o Barcelona, busca “IBI sede electrónica + tu ayuntamiento” y “ITE + tu ayuntamiento”. La estructura de trámites es muy similar y suele resolverse por la sede municipal (IBI/tributos) y urbanismo (ITE), más Catastro y portal autonómico de vivienda (cédula).
¿Qué documentos extra necesito si hay hipoteca?
Certificado de deuda/carta de pago del banco (saldo a cero en la fecha de firma o importe exacto a cancelar en notaría).
Escritura de cancelación firmada por apoderado del banco en notaría + IAJD (exento) + inscripción de la cancelación en el Registro. Hasta que no se inscribe, la hipoteca sigue “viva” en la Nota Simple.
Truco: refleja en arras que una parte del precio vaya directa a cancelar la hipoteca en la mesa de firma; evita discusiones posteriores.
Si el piso es heredado, ¿puedo vender sin “pasarlo” a mi nombre?
Para vender con normalidad, lo correcto es aceptar la herencia, liquidar impuestos (ISD y plusvalía si procede) e inscribir la vivienda a nombre del/los heredero/s antes de la venta. El Registro detalla la documentación mínima (defunción, últimas voluntades, título sucesorio/partición).
En la práctica, vender sin haber inscrito complica la operación y retrasará la firma; lo recomendable es inscribir y luego vender.
Ojo con la plusvalía municipal: en ventas la paga el vendedor; en herencias, la pagan los herederos. Comprueba particularidades locales.
¿Y si la vivienda está alquilada? (derechos de tanteo y retracto)
El inquilino tiene derecho de adquisición preferente (tanteo) con 30 días naturales desde la notificación fehaciente del precio y condiciones (salvo renuncia válida o ventas “conjuntas” de todo un edificio).
La LAU recoge reglas y excepciones; notifica bien para evitar problemas de retracto.
Práctico: entrega en la visita un resumen del contrato (vigencia, renta, prórrogas) y deja en arras qué ocurre si el inquilino ejerce su derecho.
¿Qué pasa si la vivienda es de Protección Oficial (VPO)?
La transmisión suele requerir que el comprador cumpla requisitos y, a veces, comunicación/visado o declaración responsable ante la CCAA. Ejemplo Baleares: declaración responsable del comprador en 30 días tras la firma.
Otras CCAA mantienen limitaciones y controles en segundas transmisiones. Revisa la web autonómica (p. ej., Castilla-La Mancha).
Estrategia: prepara tu “dossier VPO” (resolución de calificación, precio máximo si aplica, comunicaciones exigidas).
¿Necesito algo especial si estoy casado en gananciales?
Para vender un bien ganancial se requiere consentimiento de ambos cónyuges (art. 1377 CC). Llévalo previsto para notaría.
Tip: si uno no puede acudir, gestiona poder notarial o consentimiento previo; evita aplazar la firma.
¿Y si la vivienda tiene usufructo o nuda propiedad?
Si vendes el pleno dominio, necesitas el consentimiento de nudo propietario y usufructuario. Si solo vendes la nuda propiedad, el comprador deberá respetar el usufructo hasta su extinción.
Consejo: explica este punto desde la primera visita y aporta un esquema de costes (quién paga IBI/comunidad y reparaciones, que suelen diferenciarse entre nudo propietario y usufructuario).
¿Quién paga IBI y cómo lo dejo blindado?
¿Me pueden reclamar deudas de comunidad de años anteriores?
El adquirente responde con el inmueble de las **deudas del año en curso y los tres anteriores (LPH). Por eso, el certificado de deuda 0 es innegociable.
Idea útil: pide acta de la última junta para mostrar si hay derramas aprobadas; transparencia = fuerza negociadora.